Họp ngày 04 05 2012

Các anh,chị, em Dynamic thân mến.

Sáng nay, sau khi họp xong Ban LT đã họp và có nhận xét rút kinh nhiệm về buổi họp sáng nay và hoạt động trong tháng 4/2012 như sau :

1) Chúng ta đã cố gắng điều khiển cuộc họp theo các bước BNI mới hướng dẫn lại nhưng vẫn chưa đạt yêu cầu :
- Ăn sáng lâu nên họp bị chậm ( 7g15 là quy định họp chính thức)
- Các báo cáo của hội viên chuẩn bị chưa kỹ nên phần báo cáo của Ban hội viên còn bị trục trặc
- Lẽ ra chủ tịch phải kiểm tra tất cả thông tin vào ngày thứ 5 ( theo hướng dẫn của BNI) nhưng chủ tịch đã giao hoàn toàn cho Ban hội viên nên việc điều khiển cuộc họp bị lúng túng, kém hấp dẫn và chắp vá khi Ban hội viên chưa chuẩn bị xong ( Tôi nhận lỗi và sẽ sửa ngay trong tuần tới).
2) Định hướng trong tháng tới : theo BNI thì hiện nay tật c ả các chapter đều đã điều khiển cuộc họp theo đúng trình tự của BNI


Chủ tịch :

1) Thay vì chỉ điều khiển buổi họp bằng nói thì sẽ đồng thời chiếu những nội dung trình bày lên màn hình cho khách mời tiện theo dõi ( bắt đầu từ tuần tới)
2) Có báo cáo của Ban hội viên trước khi họp
3) Học thêm kinh nghiệm tổ chức ở các chapter khác để đạt kết quả tốt hơn.
4) Duy trì việc để cho tật cả hội viên đứng lên 10 giây để nói : có reffrral/ khách mời.hoặc không có .. ( lỗi do tôi cả nể bỏ qua bước này nên dẫn đến việc trao refferal chưa hấp dẫn)

Phó chủ tịch - Ban hội viên :

- Cần chuẩn bị đầy đủ số liệu theo nhiệm vụ đã nhận. Nếu cần bổ sung người thì báo cho chủ tịch biết để có hướng giải quyết,
- Ban hội viên đến sơm để chuẩn bị máy chiếu những hình ảnh, hoạt động của Chapter ngay từ lúc 6g45 để khách mời có thể hiểu sơ bộ về Dynamic.
- Thông báo lại cho tất cả hội viên biết được quy định vắng mặt, đi thay

Tổng thư ký:

- Chuẩn bị mica để chữ " Khách mời" kèm theo thông tin khách mời để mọi người dễ nhận biết.
- Chuẩn bị chỗ để tài liệu giới thiệu sản phẩm của các hội viên
- Bố trí người ngồi ở bàn lễ tân thu lệ phí

Ban khách mời

- Chiếu lời chào mừng khách mời khi khách bắt đầu đến dự

Ban đào tạo :

- Thông báo cho Ban LT biết người trình bày và nội dung trình bày net working 5 phút ( trước thứ 6)

Ban sự kiện :

- Đúng 7g 15 mời tất cả hội viên và khách mời vào hội trường . Sẽ có 5 phút vui nhộn : phù hợp với đối tượng là đại diện các doanh nghiệp, người không còn trẻ, theo phong cách VN và hoạt động đó được tất cả hội viên và khách mời đều sẵn lòng tham gia
- Tổ chức bốc thăm với các hình thức vui nhộn để gây chú ý của khách mời khi có đề nghị
- Có thêm 1- 2 phút để trình bày ý tưởng cho hoạt động tuần tới để thu hút khách mời.

Tất cả hội viên :

1) Đến đúng giờ để kịp ăn sáng và vào họp đúng giờ ( 7g15)
2) Gửi bài trình bày 10 phút chậm nhất vào thứ 5 cho tất cả hội viên và chuấn bị quà
3) Trang phục ấn tượng , theo phong cách văn phòng càng tốt
4) Gửi brochure và bài 10 phút cho CT để cập nhật vào Blog
5) Có ít nhất 1 khách mời của ngành còn thiếu trong tháng 5

Riêng anh Tuấn, anh Nguyên : đã vắng mặt 2 buổi nên tuần tới nếu không có người đi thay thì Chapter sẽ mở ngành nghề . Tôi đã trực tiếp điện thoại trao đổi về vấn đề này rồi. ( Do các anh hiểu lầm là đã báo cáo thì có thể vắng mà không cần bố trí người đi thay).

Hy vọng trong tuần tới chúng ta sẽ có buổi họp ấn tượng hơn.

Chúc cả nhà ta nghỉ cuối tuần vui vẻ.

Ngô Thị Phương Dung